Subcontratar: ¿sí o no?

Siempre he sido un gran defensor de los equipos pequeños: creo que uno de los grandes problemas que ha habido en estos últimos años ha sido la sobrecontratación. Por eso últimamente existe interés en la subcontratación de servicios.

Hay muchas corrientes que indican que en el futuro se tenderá a tener menos empleados a tiempo completo y a trabajar con más autónomos o agencias. Mi opinión es que una parte importantísima del éxito es rodearse de un buen equipo, pero que, si subcontratásemos un poco más, seríamos capaz de dimensionar mejor nuestros equipos y tener empresas más eficientes.

El primer disclaimer es que no hablo del modelo de "cárnica" cuando me refiero a consultoras. Nunca contrataría a una empresa de este estilo por muchísimos motivos. El principal es que su aportación de valor con respecto a tener un empleado a tiempo completo creo que tiende a cero.

Dicho esto, nosotros nos hemos gastado decenas de miles de euros en agencias y autónomos. Y algunos han ido bien y algunos han ido muy mal. Vamos con ello.

Pros y contras

• Subcontratar te proporciona flexibilidad: cuando estás explorando un camino puedes dedicar una parte de tu presupuesto a que una agencia o freelancer te ayude a iniciarlo. A mí no me gusta contratar a personas a tiempo completo para realizar experimentos, porque no quiero que nadie se quede en el limbo si el experimento sale mal.

• Es más sencillo aumentar o disminuir el flujo de trabajo: una agencia o un freelancer suele estar preparado para asumir más trabajo de forma más rápida. Si estás contratando, es más difícil conseguir ese aumento rápidamente –las nuevos empleados tienen un tiempo de adaptación– y más traumático si el flujo de trabajo disminuye.

• El tiempo hasta que se entrega valor es más rápido: cuando contratas a alguien nuevo hay una serie de periodos y un proceso de aprendizaje más lento y trabajoso.

• Pueden existir problemas con el equipo: no todo el mundo acepta bien cuando se subcontrata a alguien en su área. Realmente si viene un freelance a hacer tu trabajo tienes muy poco que ganar –si sale bien el mérito es del freelance– y mucho que perder –igual el freelance lo hace mejor que tú y tú empiezas a ser prescindible–, por ello hay que hacerlo con delicadeza y explicar los motivos de la subcontratación con transparencia.

• Se pueden secuestrar procesos vitales: más adelante contaré mi experiencia subcontratando, pero es posible que las agencias o los freelances comiencen dando resultados y vayan recibiendo cada vez más y más poder. Y hay ocasiones en las que ese poder no se utiliza con la suficiente responsabilidad.

• Puede existir una relación asimétrica: Cuando se subcontratan empresas muy grandes, hay ocasiones en las que el trabajo lo acaba haciendo alguien con poca experiencia y, seguramente, sería más económico y de más calidad si lo hicieras por tu cuenta. Si tú eres pequeño y contratas con una consultora grande, esa asimetría hará que seas poco importante para ellos y, quizás, no te dediquen los mejores recursos.

Qué no subcontratar

Descubrir cuál es la mejor estrategia para la empresa es tu trabajo. Es tentador subcontratarlo o tratar de que se ocupen de él otras personas, pero por lo general no es una gran idea.

Los lectores de esta newsletter suelen trabajar en empresas de producto, en las que hay dos partes que son vitales: el producto y el marketing. Mi recomendación personal es nunca subcontratar la estrategia en ninguna de estas dos partes.

Muchos fundadores de SaaS somos personas de producto o técnicas y creemos que no sabemos nada de marketing. Y probablemente sepamos muy poco. Pero de lo que sí sabemos es de a qué mercado nos estamos enfrentando, cuáles son los problemas que tienen nuestros potenciales clientes y qué soluciones les estamos ofreciendo. Y el marketing en lo "único" que consiste es en contar bien eso.

A no ser que un negocio sea gigante, yo no me plantearía subcontratar labores estratégicas, salvo en momentos muy puntuales y muy acotadas en el tiempo. En mi opinión, la consultoría en la que te cobran unos cientos de euros por hora para decirte qué tienes que hacer en muchos casos es más un respaldo para tomar decisiones incómodas que una verdadera guía.

Qué subcontratar

Creo que para ser efectivos en la subcontratación hay que utilizarla para cosas concretas. Hay que definir entregables, periodos, plazos y precios desde el principio.

Una regla un poco loca que podría valer para definir mi visión de todo esto es: todo lo que te pudieras plantearte subcontratar usando Fiverr, es una buena elección para subcontratar. A nadie se le ocurriría ir a una plataforma cuyos precios andan por los 15€ por trabajo a subcontratar su estrategia de marketing. Pero sí que podrías plantearte que te montasen un vídeo o te preparasen un diseño para un banner. Aunque luego elijas un proveedor de mucha más calidad, si fiverr existe como posibilidad aunque sea remota, es algo candidato a subcontratar.

Lógicamente, más allá de esta regla, yo te recomiendo que subcontrates todo lo que no sea el core de tu negocio. Ya sea utilizando herramientas, freelances o agencias.

Nuestra experiencia con la subcontratación

Hemos trabajado con un montón de profesionales y agencias buenísimas y que siempre han sido profesionales y efectivos. Chus , Guiomar , Yacarlí , Sensa , Gravyton o Product Hackers han sido proveedores nuestros y, haya habido mejores o peores resultados, la relación siempre ha sido positiva para ambas partes. Creo que gracias a que nosotros acotamos muy bien el ámbito de trabajo y delimitamos muy bien qué tareas tienen que realizar. Son más ejecutores que estrategas y creo que eso está bien. Todo esto es fruto de un aprendizaje que ha venido por las malas experiencias.

En su día, como nosotros éramos más de construir que de promocionar, decidimos confiar mucha parte del peso de nuestro marketing en un tercero. Eso nos supuso un paso atrás gigante. Al menos en nuestro caso fue una pésima decisión dejar un proceso estratégico como es el marketing en manos de un tercero. Nos pasaron, entre otras muchas lindezas por el estilo, cosas como gastar el presupuesto de Google Ads completo alrededor de las 9 de la mañana por estar pujando por cosas como: "paquete correos".

Ocurrieron muchísimas más cosas pero sin duda la peor fue que, como esta persona no tenía skin in the game, sus incentivos eran únicamente que nosotros estuviéramos contentos y su herramienta para ello era rebajar las expectativas y que así esperásemos poco. Decía –en 2017, amigos– que el email estaba de capa caída y que era imposible superar los 150 clientes nuevos en un mes. Solo os digo que hemos tenido meses en los que hemos rozado los 300. Tened claro que alguien que viene de fuera puede saber ejecutar mejor, pero conocerá vuestro mercado peor.

Algunos aprendizajes

Lógicamente este es un caso aislado y nuestra colaboración con terceros ha sido buena en la mayoría de ocasiones, pero a mí personalmente me deja varias enseñanzas:

• No subcontratar procesos estratégicos, para mí en la creación de un SaaS hay dos: producto y marketing.
• Cuando se subcontrate tener claro que la relación no va a ser la misma que con un empleado, por lo que siempre debe haber alguien de dentro de la organización encima del proceso.
• Gestionar la documentación de forma interna. No confiar únicamente en los procesos del freelance, hacer backup de absolutamente todo e incluso solicitar que se usen tus sistemas propios para ello.
• El foco de tu equipo cuesta dinero, por lo que debe estar centrado en lo verdaderamente importante. Para todo lo demás, subcontrata.
• En el caso concreto del marketing, es muy probable que tengas lagunas, pero es difícil que nadie sea capaz de vender tu producto mejor que tú. Puedes apoyarte en freelances o agencias para que te ayuden, pero dejar en manos de otro la estrategia es una mala idea.